採用応募者の個人情報の取扱い
応募フォームと公式LINEで取得する情報、選考での利用、保存期間、連絡方法を説明します。
1. 取得する情報
氏名、希望職種、勤務可能な曜日・時間帯・日数・開始時期、経験、面接候補日時、補足、メールアドレス、応募番号、応募・連絡・対応履歴を取得します。LINE連絡を選択した場合、応募者が送信した応募番号、LINEの利用者識別子、メッセージイベント識別子も取得します。応募前に公式LINEへ相談された場合も、受信したメッセージ本文、受信日時、LINEの利用者識別子・メッセージ識別子を採用管理に保存します。画像等は受信した種類を記録し、内容は公式LINEで確認します。LINE表示名は自動取得しません。履歴書、本人確認書類、本籍、出生地、家族構成等は初回フォームで取得しません。
2. 利用目的
応募受付、本人の応募情報との照合、連絡、面接調整、選考、採否判断、応募者からの相談対応、選考手続の安全管理に利用します。販促配信や、AIだけによる採否決定には利用しません。
3. LINEとメール
LINEは任意です。LINEを選んだ方は、送信完了後に表示される応募番号をご自身で公式LINEへ送信してください。Webhookが番号とLINE利用者を照合し、担当者が確定した面接日時等をメッセージで送ります。同じLINEからの応募前相談は、番号の照合後に応募情報へ統合します。LINEを利用しない方はメールを選択できます。友だち追加・ブロック解除・相談だけでは正式応募になりません。
4. 保存・削除
応募情報の標準保存期間は応募日から180日です。応募前相談は相談受付日から180日を標準とし、応募に統合した後も元の相談情報の保存期限は延長しません。受信本文は1件の記録につき最新500件を上限に保存します。不採用、辞退、選考終了の場合も保存期間を上限に削除対象とします。バックアップ内の情報は障害復旧に必要な期間を経て順次削除します。採用した方について、労務手続きに必要な情報を人事管理へ移す場合は、対象と目的を改めて案内します。
5. 管理と委託
応募情報は暗号化して保存し、採用担当者等の権限を持つ者だけが閲覧します。公式LINE、メール、サーバー運用等を外部事業者へ委託する場合は、必要な範囲に限定し、適切に管理します。
6. 開示・訂正・削除の相談
応募者本人は、応募番号等を添えて、情報の開示、訂正、利用停止、削除を相談できます。窓口：合同会社トレカライン / torecaline1@gmail.com / 070-8349-0364。法令上または選考記録の安全な管理上、直ちに削除できない場合は理由を案内します。